Horizon Jeugdzorg en Onderwijs zet zich met 1600 medewerkers in voor het bieden van specialistische jeugdzorg en speciaal onderwijs. Met 21 scholen en 6 zorglocaties in Zuid Holland en Gelderland onderwijst, begeleidt en behandelt Horizon jeugdigen en gezinnen met ernstige, complexe problemen. Om informatie vast te leggen en uit te wisselen met begeleiders worden er veel zorg- en onderwijs-documenten geprint. Debby Kriesels, ICT-manager: “Na diverse fusies hadden we te maken met een grote verscheidenheid aan merken afdrukapparatuur. Maar waar stond welk apparaat? Welke toners moesten we bijbestellen? Wat kostte het printen? Het was erg onoverzichtelijk. Apparatuur van één merk zou het printbeheer aanzienlijk vereenvoudigen. Vandaar dat we besloten een inkooptraject in te gaan voor het efficiënter en uniform inrichten van de printomgeving. Op al onze locaties. Uiteindelijk kozen we samen met Intrakoop, onze inkoopbegeleider, voor Ricoh als partner in deze veranderingsslag.”
Debby Kriesels: “Ricoh startte met een Print assessment: een inventarisatie en analyse van de bestaande afdruksituatie en interviews met stakeholders. Daarnaast formuleerden wij onze afdrukwensen en eisen. Het onderzoek en advies resulteerde uiteindelijk in de vervanging van 229 verschillende soorten afdrukapparaten, bestaande uit ruim 50 modellen, in slechts een paar printers en 129 Ricoh MFP’s, waarmee je kunt printen, kopiëren, faxen en scannen. Efficiënter, energiezuiniger, goedkoper. Daarnaast implementeerde Ricoh een pull printsysteem. We geven de printopdracht via de PC, dat kan zelfs vanuit huis, en deze wordt pas geprint als op de gewenste MFP de medewerkerscode wordt ingetoetst. Zo komen vertrouwelijke prints nooit meer op de verkeerde plek terecht. De MFP’s staan op centrale plaatsen. Doordat we nu iets verder moeten lopen, printen we bewuster dus verspillen we minder papier. De beheersoftware @Remote en Equitrac zorgen voor automatische registratie per MFP van o.a. tellerstanden, tonervoorraad en afdrukopdrachten. We hebben er geen omkijken meer naar.”
Over de voordelen zegt Debby Kriesels: “Door de uniformiteit in merk en modellen hebben onze medewerkers, op welke locatie ze ook zijn, altijd een bekend afdrukapparaat voor zich. Dat vinden ze prettig. Onze voorraad toners is nu veel kleiner en overzichtelijker en het totaal aan apparatuur is veel eenvoudiger te beheren. Belangrijk is ook dat we met de huidige MFP’s de juiste functionaliteiten al in huis hebben voor het digitaliseren van onze cliëntdossiers. Een wens voor de nabije toekomst. Een groot voordeel van het hebben van één leverancier voor alle afdrukzaken is dat je slimmer inkoopt dan bij een vijftal leveranciers. Alle genoemde veranderingen verschaffen ons veel meer inzicht, gemak en tijd en leiden ook nog eens tot een totale besparing van maar liefst 30% op onze afdrukkosten.”
“We zijn overgestapt van 229 losse apparaten van verschillende merken en modellen naar 129 Ricoh MFP’s. Veel overzichtelijker qua inkoop, beheer en gebruik.”
Debby Kriesels, ICT-manager Horizon Jeugdzorg en Onderwijs
Wij begrijpen de uitdagingen die gepaard gaan met informatielogistiek en helpen je op maat, waar je je ook bevindt in de digitalisering. Samen zetten we de volgende stap naar een papierloze toekomst. Ontdek vandaag nog hoe wij jouw bedrijf kunnen transformeren.
