Van Wijngen International is een toonaangevende logistiek dienstverlener voor groupage vervoer naar Frankrijk. Met uitsluitend Franse chauffeurs en ruim 100 vrachtwagens bedient Van Wijngen International al 35 jaar vanuit Breda heel Frankrijk. Van ophaal- tot afl everpunt heeft het bedrijf de complete controle over alle zendingen en kan elke klant op ieder moment geïnformeerd worden over de actuele locatie en vervoerstatus. Orlando van Wijngen, Sales & Marketing manager in het familiebedrijf: “Vanwege de grote concurrentie in de logistieke sector streven we continu naar verbetering binnen onze bedrijfsprocessen, zodat we altijd optimale prestaties kunnen leveren voor onze klanten.”
Van Wijngen: “Veelal vertrekken onze chauffeurs op maandag naar Frankrijk en komen ze vrijdags terug met een hele stapel CMR’s (verplichte internationale vrachtbrieven), pakbonnen, weegbrieven, vergunningen voor exceptioneel transport en douanedocumenten. Na elke transportopdracht sorteerden we de vrachtbrieven per ordernummer en scanden deze in alvorens ze handmatig op te slaan. Daarna werden de facturen geprint en met de bijbehorende vrachtdocumenten eraan vast geniet verstuurd. Heel complex en gezien de 600 facturen per week erg tijdrovend. Dat proces moest toch effi ciënter en digitaal kunnen verlopen? Wij legden deze vraag voor aan de specialisten van het Document Center West-Brabant en Zeeland van Ricoh.”
“Zij installeerden Ricoh’s oplossing Print & Share en koppelden de software aan de multifunctionele printer en ons Transport Management Systeem, waaronder de facturatieapplicatie. Een uitkomst! De vrachtdocumenten worden tijdens scanning automatisch herkend aan type en ordernummer en direct digitaal opgeslagen en toegevoegd aan het juiste transportdossier. Waarna we in 90% van de gevallen de factuur in één handeling digitaal naar de klant kunnen versturen. Slechts 10% van onze klanten wenst de facturen nog per fysieke post. Print & Share weet exact welke klanten dit betreft,” aldus Manon Merkx, verantwoordelijk voor facturatie bij Van Wijngen International.
Van Wijngen: “Hiermee realiseren we jaarlijks een voordeel van € 50.000, gebaseerd op een maandelijkse tijdbesparing van 15 uur, 90% daling van het aantal prints en portokosten. Groot voordeel is ook dat alle vrachtbrieven nu direct veilig digitaal opgeslagen worden en altijd en overal snel beschikbaar zijn. Dit scheelt ons veel zoektijd. Door de automatische combinatie van vrachtbrieven en orders, kunnen we de facturen sneller dan ooit verzenden en elimineren we menselijke fouten. Onze klanten zijn zeer positief over onze snellere service en dienstverlening. Alle gewenste transportinformatie is op elk moment beschikbaar. Overzichtelijk en compleet.”
Wij begrijpen de uitdagingen die gepaard gaan met informatielogistiek en helpen je op maat, waar je je ook bevindt in de digitalisering. Samen zetten we de volgende stap naar een papierloze toekomst. Ontdek vandaag nog hoe wij jouw bedrijf kunnen transformeren.
